Projectadministratie

Kun je jezelf kort voorstellen?
Ik ben Sylvia, 61 jaar en ik werk inmiddels iets langer dan zes jaar bij Wilchem op de administratie. Hiervoor heb ik ruim 33 jaar bij een groot cateringbedrijf gewerkt. Daar ben ik begonnen in de catering, maar later ben ik overgestapt naar de administratie. In die tijd heb ik eigenlijk op bijna alle administratieve afdelingen gewerkt.

Hoe ben je uiteindelijk bij Wilchem terechtgekomen?
Bij het cateringbedrijf waar ik werkte veranderde er veel, omdat veel administratief werk naar Portugal werd verplaatst. Daardoor besloot ik dat het tijd was voor iets nieuws.

Dat was best spannend, want als je 55-plus bent, is het niet altijd makkelijk om een nieuwe baan te vinden. Via een detacheringsbureau kwam deze functie bij Wilchem op mijn pad. Ik kende het bedrijf nog niet en wist alleen dat het iets met milieu en incidentmanagement deed. Dat was een compleet nieuwe wereld voor mij, maar ik dacht: ik laat me verrassen!

Wat voor werk doe je precies op de administratie?
Ik werk vooral in de projectadministratie. Dat betekent dat ik alle informatie van een incident of project verzamel en vertaal naar een rapportage en uiteindelijk een factuur voor de klant.

Daarvoor moet ik precies uitzoeken wat er bij een incident is gebeurd: welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, hoeveel uren er zijn gemaakt en welke materialen zijn gebruikt. Vervolgens verwerk ik alles volgens de afspraken met de klant. Het is eigenlijk een puzzel waarbij je elk detail zorgvuldig moet controleren.

Met wie werk je samen in je functie?
Ik werk veel samen met collega’s in het veld, met de meldkamer en met projectleiders. Door veel vragen te stellen en aantekeningen te maken, leer je hoe alles werkt. Soms heb ik ook contact met klanten, bijvoorbeeld als ik moet controleren of iets al gefactureerd kan worden of als er nog informatie ontbreekt.

Hoe houd je overzicht bij veel projecten tegelijk?
Het werk kan behoorlijk druk zijn. Soms heb ik wel 40 lopende projecten tegelijk. Dan moet je goed overzicht houden. Ik probeer mijn werk daarom per klant of per soort project te bundelen. Op die manier blijf ik in dezelfde ‘denkwijze’ en kan ik sneller werken. Sommige dagen gaat alles heel soepel en werk je veel projecten weg, en andere dagen valt er juist veel te regelen en uit te zoeken.

Wat vind je het leukste aan je werk bij Wilchem?
De afwisseling. Geen project is hetzelfde en elke klant werkt weer anders. Daardoor blijf je leren. Toen ik hier begon wist ik bijvoorbeeld nog weinig over zaken zoals milieuschades, drugsdumpingen of gevaarlijke stoffen. Inmiddels heb ik daar veel over geleerd. Dat maakt het werk interessant.

Wat voor eigenschappen heb je nodig voor dit werk volgens jou?
Je moet vooral heel nauwkeurig zijn en goed overzicht kunnen houden. Er lopen vaak veel projecten tegelijk en je moet op veel details letten. Daarnaast moet je niet bang zijn om vragen te stellen, want je hebt informatie van veel verschillende collega’s nodig om alles compleet te krijgen.

Hoe ziet jouw toekomst eruit bij Wilchem?
Ik werk hier met veel plezier en hoop hier te blijven tot mijn pensioen. Toen ik hier begon zei ik eigenlijk al: ik ben een trouwe werknemer. Als ik het ergens naar mijn zin heb, blijf ik er ook!